UPN Gunakan Sistem Baru Demi Tingkatkan Kinerja Civitas Akademik
Memasuki semester genap ini, UPN “Veteran” Jawa Timur menerapkan sistem absensi terbaru yang dilakukan secara online. Sistem yang telah dilaksanakan pada tahun ajaran ini menjadi hal yang baru bagi mahasiswa maupun dosen. Sistem absensi online ini merupakan hasil kesepakatan pada rapat pimpinan yang dihadiri oleh rektor, wakil rektor, dekan hingga koorprodi yang juga masih bagian dengan induk Sistem Informasi Dosen (SIDOS) dari sistem Single Sign Out (SSO).
Mardiyono, Kepala Bagian Akademik dan Kemahasiswaan, mengatakan bahwa sistem ini mulai diterapkan bulan Desember sejak dikeluarkannya keputusan menteri keuangan dan butuh waktu enam bulan pengerjaan untuk menyiapkan semua aplikasi terbaru. Sistem ini merupakan kolaborasi ide yang didapatkan dari studi banding dengan Perguruan Tinggi Negeri se-Jawa Timur. Ia pun juga menerangkan bahwa Biro Administrasi Akademik (Admik) telah mengadakan sosialisasi kepada dosen sebelum perkuliahan aktif di setiap fakultasnya. Namun, ia menyayangkan beberapa kendala yang masih menghambat jalannya sistem ini. “Selain sistem yang masih error, masih ada kendala lain diantaranya koneksi internet di setiap fakultas maupun pribadi dosen, ditambah beberapa dosen yang masih belum menguasai alur sistem online ini dikarenakan tidak hadir saat diadakan sosialisasi,” pungkasnya.
Dosen pun perlu berkoordinasi dengan operator akademik masing-masing fakultasnya untuk mendapatkan barcode mata kuliah yang akan diampu sebelum memulai perkuliahan, dari barcode tersebut akan muncul nama-nama peserta mata kuliah dengan tanda centang. Pada akhir mata kuliah, dosen kemudian mengabsen nama-nama peserta mata kuliah dan menghapus centang pada nama mahasiswa yang tidak hadir. Sayangnya, meskipun telah dilakukan sosialisasi di seluruh fakultas, Mardiyono mengakui masih ada beberapa fakultas yang menggunakan absensi manual dan fingerprint. Ia yakin kedepannya seluruh fakultas akan beralih menggunakan absensi online karena dirasa memudahkan pemantauan Biro Admik terhadap kinerja dosen serta kehadiran mahasiswa. Terakhir, ia berharap absensi online akan berdampak pada kenaikan kinerja masing-masing dosen.
Selain adanya sistem absensi terbaru secara online di UPN, rupanya Fakultas Teknik (FT) sudah lebih dulu menggunakan fingerprint bersamaan dengan penggunaan sistem online yakni pada semester genap ini. “Sistem fingerprint lebih sesuai untuk lingkungan FT karena memiliki jumlah mahasiswa dan dosen paling banyak di UPN. Selain itu, adanya absensi fingerprint ini memudahkan sistem administrasi perkuliahan terkait kehadiran mahasiswa dan lama dosen mengajar, serta upaya mendukung sistem kinerja UPN yang sudah menjadi Perguruan Tinggi Badan Layanan Umum,” menurut keterangan Euis Nurul, Wakil Dekan I FT.
Adapun berbagai tanggapan yang didapat dari sistem absensi online ini. ”Sebetulnya semakin mudah untuk pengontrolan mahasiswa agar tidak bisa titip absen, cuma karena harus dipanggil satu-satu di awal kelas itu akan menyita waktu. Alangkah lebih baiknya jika absensi online itu ada dan mahasiswa bisa menyentang sendiri, dan ketika diterapkan sistem baru sebaiknya dipersiapkan dengan matang,” ungkap Nurul, Dosen Administrasi Bisnis. Hal serupa juga diungkap oleh Pingkan (Manajemen/18), menurutnya sistem ini sangat cocok diterapkan di UPN. Walaupun masih baru, tapi sistem ini dinilai mampu untuk menumbuhkan kedisiplinan di kalangan dosen maupun mahasiwa sendiri. (fpn/kht)