Mengulik Tanggapan Ormawa dan BAKPK Terkait Sulitnya Proses Perizinan Kegiatan di UPNVJT
Gedung BAKPK
Sumber : UPN “Veteran” Jawa Timur
Proses perizinan kegiatan Organisasi Kemahasiswaan (Ormawa) UPN “Veteran” Jawa Timur (UPNVJT) menuai keluhan dari beberapa pihak. Banyak Ormawa menyatakan bahwa birokrasi yang berbelit dan tidak transparan menghambat berbagai kegiatan di kampus. Masalah ini bukan hanya menjadi kendala administratif tapi juga berdampak besar pada semangat serta partisipasi mereka dalam kegiatan kemahasiswaan. Meskipun aturan perizinan telah disebarluaskan tetapi ada beberapa hal yang menjadi hambatan yaitu adanya waktu pengurusan serta kebijakan yang berbeda di antara UKM (Unik Kegiatan Mahasiswa).
Rizal (FIK/22) selaku perwakilan dari UKM Satya Palapa (Satpal) dan Nadia (FEB/21) selaku Koordinator UKM, memberikan gambaran tentang proses perizinan kegiatan yang dinilai cukup kompleks. Sebaliknya, Sudar dari bagian Kemahasiswaan BAKPK (Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Kerjasama) mengatakan bahwa prosedur yang ada dibuat untuk menjaga ketertiban pelaksanaan kegiatan sekaligus memastikan bahwa kegiatan berjalan sesuai rencana. Hal ini tentunya menunjukkan bahwa terdapat perbedaan sudut pandang antara pihak birokrasi dan juga Ormawa.
Rizal menjelaskan kendala yang ia alami saat mengurus izin kegiatan Diklat (Pendidikan dan Pelatihan) bagi mahasiswa baru. Pada saat proses pengajuan semua berjalan lancar hingga kebagian Kasubag (Kepala Sub Bagian), tetapi ketika proposal atau surat izin kegiatan diklat sampai pada pihak Kabag (Kepala Bagian) terdapat kendala dikarenakan keterangan jumlah panitia yang dirasa terlalu banyak. Hal ini kemudian menyebabkan adanya penundaan waktu pengajuan yang akhirnya menghambat proses perizinan dengan pihak eksternal, “perizinan dari pihak eksternal juga itu kan timbulnya dari internal yang paling penting itu SIK, dari pihak eksternal kan pasti membutuhkan izin kegiatan dari kampus misal itu masih terlambat kan kita ga bisa izin ini itu karena ga ada SIK”, ungkapnya.
Sedangkan Nadia menyampaikan bahwa sebenarnya terkait perizinan atau pengajuan proposal ke lembaga bukanlah suatu hal yang sulit. Namun, seringkali kesulitan dalam perizinan ini terjadi dikarenakan banyak UKM yang mengajukan izin secara mendadak. “Seharusnya pengajuan itu masuk paling tidak minimal sebulan sebelum kegiatan itu dimulai, jadi ketika ada revisi-revisi dari lembaga bisa diantisipasi karena pengajuan membutuhkan proses ya, apalagi hari kerja birokrasi cuma 5 hari”, ujar Nadia. Nadia (FEB/21) juga menambahkan terkait adanya jumlah panitia tertera yang dirasa tidak masuk akal, bahwa dia sendiri sudah menanyakan hal tersebut kepada Kabag mengapa itu dipermasalahkan padahal sebelumnya tidak. Menanggapi hal tersebut, Kabag menjelaskan terkait jumlah panitia yang tertera tidak perlu banyak-banyak karena berhubungan dengan SKPM dan juga pihak lembaga ingin UKM beregenerasi dimana ketika suatu kegiatan diadakan maka panitia yang tertera hanya angkatan baru. Sedangkan bagi angkatan sebelumnya yang memang tergabung dalam kepanitiaan tersebut dijadikan sebagai runner sehingga tidak perlu dimasukkan dalam proposal.
Menurut Nadia (FEB/21), meski sudah ada penjelasan mengenai alasan tersebut audiensi tetap perlu diadakan untuk memastikan prosedur dan ketentuan dalam pengajuan perizinan. Selain itu, sulitnya membuat janji temu dengan pihak birokrasi juga menjadi kendala yang harus dihadapi. Ormawa berharap agar kedepannya pihak birokrasi lebih mudah ditemui. Ia berharap jika ada perubahan jadwal mendadak dari pihak birokrasi, mereka diminta untuk segera memberikan konfirmasi sehingga tidak ada kesalahpahaman yang terjadi.
Sementara itu, dari sudut pandang birokrasi dalam menanggapi keluhan dari pihak UKM bahwa tantangan yang dihadapi Ormawa dalam mengajukan perizinan maupun proposal sebenarnya sudah ditekankan dari awal mengenai prosedur pengajuannya. Prosedur perizinan ada baiknya diajukan maksimal dua minggu sebelum kegiatan, “dengan asumsi jika saat proses pengajuan pimpinan tidak dapat ditemui, maka rentang waktu antara penandatanganan surat dan hari pelaksanaan masih cukup panjang sehingga tidak akan mengganggu persiapan kegiatan”, ungkap Sudar selaku Kasubag UPNVJT. Sudar juga menambahkan bahwa pihak birokrasi tidak akan membatasi UKM dalam berkegiatan, selalu mengizinkan selama kegiatan tersebut baik dan dijalankan sesuai dengan prosedur. Namun mereka sering merasa ditolak, meskipun masalahnya adalah ketidakpatuhan terhadap prosedur yang telah ditetapkan. Sudar berharap bahwa mahasiswa terutama pihak Ormawa lebih memahami pentingnya mengikuti aturan dan berkomunikasi dengan pihak kampus dengan baik. (ash/kaa/nab/end/qur)
